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In diesem Artikel erklären wir dir, was die DATEV-Schnittstelle ist und wie diese funktioniert.
clockin verfügt über eine DATEV-Schnittstelle. Damit kannst du den Prozess zur Übermittlung der Zeitwirtschaftsdaten an deinen Steuerberater automatisieren!
Die DATEV-Schnittstelle bekommst du bei allen clockin-Paketen außer clockin light zur Verfügung gestellt. Einen Überblick über die Funktionen der verschiedenen Pakete findest du hier.
Das spart dir und deinem Steuerberater viel Zeit und Geld in Form von Arbeitsstunden. Denn nun musst du die Auswertung am Ende des Monats nicht mehr als Excel exportieren, unverändert an deinen Steuerberater schicken, der die Daten dann manuell einträgt etc.
Mit der DATEV-Schnittstelle kannst du die Zeitwirtschaftsdaten im DATEV-Format automatisiert an deinen Steuerberater schicken.
Du musst nicht mehr daran denken, die Daten zu exportieren. Du musst keine Zeiträume und Mitarbeiter mehr definieren, du musst keine Mails mehr schreiben. Du musst die für dich passenden Einstellungen nur ein mal definieren. Danach musst du dir darum keine Gedanken mehr machen.
Dein Steuerberater bekommt die benötigten Informationen immer rechtzeitig. Außerdem hat er weniger Aufwand, wodurch er sich Arbeitsstunden und du dir Geld sparst!
Hinweis: Zur Aktivierung der Schnittstelle sind vorab Schritte in DATEV notwendig. Unter diesem Link werden diese Schritte erklärt: https://apps.datev.de/help-center/documents/1019845
Wie funktioniert die Schnittstelle?
Die Schnittstelle findest du über das Zahnrad-Symbol mit dem Button Schnittstellen.
Hier findest du nun eine Übersicht über die komplette Schnittstelle. Im Folgenden gehen wir die Schnittstelle Schritt für Schritt durch, damit keine Fragen mehr offen bleiben.
Ganz oben kannst du die Zeitwirtschaftsdaten exportieren. Den Export der Daten erhältst du als INI-Datei. Für den Export kannst du den Monat sowie die Mitarbeiter auswählen, deren Daten du brauchst. Dann kannst du die Daten auch schon über den blauen Button Exportieren exportieren.
Du kannst den Export der Zeitwirtschaftsdaten auch automatisieren. Den grauen Button Automatisieren findest du direkt neben dem Exportieren-Button.
Hier kannst du definieren, an welche E-Mail die Daten geschickt werden sollen, an welchem Tag des Folgemonats sowie für welche Mitarbeiter. So bist du immer auf der sicheren Seite, dass die benötigten Daten rechtzeitig bei deinem Steuerberater eingehen.
In den nachfolgenden Feldern musst du die Beraternummer und die Mandantennummer angeben. Die findest du in deinem DATEV-Account.
Jetzt findest du alle Tätigkeiten, Projekte, Stundenarten sowie Abwesenheiten mit den jeweiligen Lohnarten. Wie du bestimmt weißt, gibt es in DATEV viele verschiedene Lohnarten, zusätzlich auch frei definierbare Lohnarten. Beide Varianten kannst du in clockin hinterlegen. Bei einigen Parametern sind schon Lohnarten vordefiniert, die kannst du aber auch anpassen und frei definieren.
Viele Unternehmen lassen die Einrichtung der DATEV-Schnittstelle von ihrem Steuerberater übernehmen. Da dieses Thema schnell kompliziert werden kann, ist das vielleicht auch für dich sinnvoll.
Hinweis: Es können Mitarbeitende für den Export von Zeitwirtschaftsdaten für DATEV ausgewählt sein, für die Mindest- und Sollpausenzeiten automatisch abgezogen werden. Diese automatischen Pausen können im Export aus technischen Gründen nicht berücksichtigt werden. Aktiviere daher im Arbeitsplan der Mitarbeitenden die gesetzlichen Pausenzeiten oder den Abzug von Pausenblöcken.
Die angegebene Lohnart verbindet die geleisteten Stunden mit dem Mitarbeiterlohn in DATEV selber. So wird jedem Mitarbeiter automatisch die richtige Lohnart für beispielsweise seine Pause zugeordnet.
Hinweis: Wenn du in clockin Lohnbuchhaltungsdaten bei einem Mitarbeiter definierst, überschreiben diese die Lohnart in der DATEV-Schnittstelle.
Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Artikel helfen!
Hier findest du noch einen Artikel, der dir unsere Schnittstelle zu lexoffice zeigt.