Wie übertrage ich in clockin gebuchte Zeiten und Abwesenheiten an DATEV?

Wir heben eure Digitalisierung auf ein neues Level: Gebuchte Zeiten und Abwesenheiten kannst du jetzt direkt in DATEV hochladen – für mehr Sicherheit und weniger Aufwand.

Mit dem DATEV Lohnimportdatenservice von clockin hast du drei Möglichkeiten, deine Daten an DATEV zu übertragen: Manuell per Export, automatisiert per E-Mail oder direkt über die neue Schnittstelle, die Daten direkt in DATEV überträgt.

Hinweis: Bevor du Zeiten und Abwesenheiten an DATEV übertragen kannst, musst du die DATEV-Schnittstelle aktivieren und clockin mit DATEV verbinden. Eine Anleitung findest du hier: Wie verbinde ich clockin mit DATEV?

1. Manuelle Übertragung über den DATEV-Export

Mit der manuellen DATEV-Exportfunktion kannst du ganz einfach eine Stundenliste im DATEV-Format erstellen und herunterladen. So kannst du die Daten flexibel entweder an deinen Steuerberater schicken oder intern weitergeben, wann immer es passt. So funktioniert es:

Klicke auf Analyse und wähle den Reiter Stundenzettel.
Im Feld DATEV-Datenservice: Wähle Manuell. (Wird nur angezeigt, wenn die DATEV-Schnittstelle in den Einstellungen aktiviert wurde und Berater- sowie Mandantennummer hinterlegt sind.)
Wähle den gewünschten Monat/Jahr, die Mitarbeiter und das System aus.
Stundenzettel exportieren oder an DATEV schicken.

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2. Automatisierte Übertragung

Du möchtest den Prozess noch einfacher gestalten? Kein Problem! Mit der automatisierten Übertragung kannst du die Daten regelmäßig direkt an eine hinterlegte E-Mail-Adresse, wie z. B. die deines Steuerberaters, senden lassen. So kommen die Daten immer pünktlich an – ganz ohne dein Zutun.

Klicke auf Analyse und wähle den Reiter Stundenzettel.
Im Feld DATEV-Datenservice: Wähle Automatisiert und klicke auf den blauen Button Automatisieren.
Es öffnet sich ein Fenster: Wähle An DATEV schicken oder per E-Mail senden. Bei der Auswahl von E-Mail erscheint ein zusätzliches Feld, um die Adresse zu hinterlegen.
Wähle den Stichtag des Folgemonats, Mitarbeiter und das System aus.
Klicke anschließend auf den blauen Button Automatisieren.

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Weitere Konfigurationsmöglichkeiten: Lohnarten, Tätigkeiten und Projekte

Nachdem du die Übertragung eingerichtet hast, kannst du in clockin alle Tätigkeiten, Projekte, Stundenarten und Abwesenheiten mit den passenden Lohnarten verknüpfen. In DATEV gibt es viele verschiedene Lohnarten, und in clockin kannst du zusätzlich frei definierbare Lohnarten hinterlegen. Einige Parameter haben schon vordefinierte Lohnarten, die du bei Bedarf anpassen kannst.

Lohnimport - Schritt 6

Hinweis: Wenn Mitarbeitende für den Export von Zeitwirtschaftsdaten ausgewählt sind, können automatisch abgezogene Mindest- und Sollpausenzeiten im Export aus technischen Gründen nicht berücksichtigt werden. Aktiviere daher im Arbeitsplan der Mitarbeitenden die gesetzlichen Pausenzeiten oder den Abzug von Pausenblöcken.

Die in clockin bearbeitbaren Lohnarten werden in der DATEV-Software verarbeitet und für die korrekte Abrechnung verwendet. In den meisten Fällen ist keine Anpassung der vorgeschlagenen Lohnarten erforderlich. Falls eine Anpassung der Lohnarten in clockin vorgenommen wird, sollte dies in Absprache mit der Steuerberatung erfolgen.

Achtung: Wenn du in clockin Lohnbuchhaltungsdaten eines Mitarbeiters definierst, überschreiben diese die Lohnart in der DATEV-Schnittstelle.

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Ansonsten hoffen wir, dass dir dieser Artikel gefallen hat und wir deine Fragen beantworten konnten. Wir wünschen dir weiterhin viel Spaß mit clockin! 😊