Wie richte ich einen Arbeitsplan ein?

In diesem Artikel erfährst du, wie du einen Arbeitsplan optimal auf die Bedürfnisse deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter einstellst.

Wenn du noch nicht weißt, wo du einen Arbeitsplan in clockin anlegen kannst, lies zuerst unseren Artikel: Wie lege ich einen neuen Arbeitsplan an?

Schritt 1: Arbeitsplan benennen

Wähle einen eindeutigen Namen für den Arbeitsplan. Ein klarer Name sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert die Zuordnung zu den jeweiligen Mitarbeitenden oder Abteilungen.

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Schritt 2: Arbeitszeitregelung festlegen

Entscheide dich für eine Arbeitszeitregelung. Diese unterscheiden sich im Detailgrad der Vorgaben, je nachdem, wie flexibel oder präzise die Arbeitszeiten vorgegeben und erfasst werden sollen.

  • Tägliche Arbeitszeit: Perfekt für feste Tage mit präzisen Soll- und Pausenzeiten.

  • Wöchentliche Arbeitszeit: Ideal für Mitarbeiter mit festen Wochenstunden, die ihre Stunden flexibel innerhalb der Woche verteilen können.

  • Monatliche Arbeitszeit: Optimal für Minijobber oder Mitarbeitern mit stark variierenden Einsätzen im Monat. 

👉 Hinweis: Wenn du nicht sicher bist, welches Modell zu deinem Team passt, lies unseren Artikel: Welche Arbeitszeitregelung sollte ich wählen (täglich, wöchentlich, jährlich)?

 

Schritt 3: Arbeitszeiten einstellen

Abhängig von der gewählten Arbeitszeitregelung kannst du nun die genauen Vorgaben für deinen Arbeitsplan definieren:

  • Tägliche Sollarbeitszeiten: Bestimme, an welchen Tagen der Woche wie viel gearbeitet werden soll (Zusätzlich kannst du Kern- und Flexzeiten vorgeben).

  • Wochenarbeitszeit: Gib an, wie viele Stunden pro Woche gearbeitet werden sollen, z. B. 20 Stunden für Werkstudenten.

  • Monatsarbeitszeit: Lege eine feste Gesamtarbeitszeit für den Monat fest, z. B. 40 Stunden für Minijobber.

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👉 Mehr dazu findest du in unserem Artikel: Was bedeuten Soll-, Kern- und Flexzeiten?

 

Schritt 4: Pausenregelungen festlegen

Bestimme, wie Pausen in deinem Unternehmen gehandhabt werden. Hier kannst du flexibel entscheiden zwischen:

  • Selbst gestempelten Pausen: Mitarbeitende stempeln Pausen individuell ein und aus.

  • Fest vorgegebenen Pausenblöcke: Automatische Abzüge zu definierten Zeiten.

  • Mindest-Sollpausen: Automatische Abzüge am Ende des Arbeitstages.

  • Gesetzlichen Pausenregelungen: Automatische Anpassung an gesetzliche Vorgaben.

👉 Details findest du hier: Was bedeuten die verschiedenen Pausenregelungen?

 

Schritt 5: Experteneinstellungen vornehmen

Nutze die Experteneinstellungen, um spezielle Anforderungen abzudecken, wie:

  • Nacht-, Feiertags- oder Sonntagsarbeitszeiten

  • Minus- und Überstundenwarnungen: Erhalte als Admin automatische Benachrichtigungen bei Abweichungen.

  • Berechnungsgrundlage der Abwesenheiten: Tages basierte, Wochen basierte oder benutzerdefinierte Optionen.

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👉 Erfahre mehr in unserem Artikel: Was sind die Experteneinstellungen in den Arbeitsplänen?

 

Schritt 6: Speichern nicht vergessen!

 

Schritt 7: Arbeitsplan zuweisen

Arbeitspläne, die du direkt über den Mitarbeiter erstellt hast, sind direkt dem Mitarbeiter zugewiesen. Einen Arbeitsplan, den man über den Menüpunkt Arbeitspläne in den Einstellungen erstellt hat, kann man einzelnen Mitarbeiter oder ganzen Abteilungen zuweisen. 

👉 Mehr dazu findest du in unserem Artikel: Wie weise ich einen Arbeitsplan zu?

 


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