¿Cómo puedo especificar un sustituto en el fichaje cuando establezco una ausencia?
Los empleados tienen la posibilidad de elegir representantes para ausencias. Qué empleados son adecuados para la representación puede ser establecido para cada empleado.
¿Qué es la cobertura de ausencias?
La cobertura de ausencias le permite designar a un compañero para que se haga cargo de sus tareas cuando usted esté ausente (por ejemplo, de vacaciones o enfermo). Esta función garantiza que los procesos de trabajo sigan desarrollándose sin problemas durante su ausencia.
¿Cómo activar la función de sustitución de ausencias?
Antes de que usted y sus empleados puedan utilizar la función, ésta debe activarse una vez.
Paso 1: Ir a las configuraciones
En primer lugar, conéctese a su cuenta de fichar y abra el Office Center. Utilice la rueda Configuraciones> para ir a la pestaña Gestión de funciones> para acceder a las distintas funciones que puede activar en clockin.
Paso 2: Activar la función
Desplácese hasta la opción de menú «Sustitución por ausencias». Active la función haciendo clic en la casilla situada a la izquierda de la inscripción (se vuelve azul con una marca blanca). No olvide hacer clic en «Guardar».
¿A quién se puede asignar una suplencia?
Por defecto, todos los empleados de su propio departamento se guardan como suplentes. También puede liberar otros departamentos y empleados como posibles sustitutos.
Para ello, seleccione un empleado a través de la opción de menú Empleados>. En la pestaña Datos del empleado, encontrará la opción «Representante». Haga clic en ella para abrir un menú desplegable en el que podrá seleccionar departamentos o compañeros concretos que estén autorizados a sustituir a este empleado.
Consejo: Haga clic en Mostrar tabla para obtener una visión más detallada.
¿Cómo crear una ausencia con una suplencia definida?
Una vez activada la función, también puede definir una suplencia directamente en el mismo paso en el que crea su ausencia.
Nota: Si desea saber cómo crear un absentismo, consulte este artículo. Allí le explicamos todo lo que necesita saber.
Si crea ahora una nueva ausencia, aparecerá el campo adicional «Representado por». Al hacer clic en «Seleccionar sustituto», aparecerán todos los posibles sustitutos que puede seleccionar.
Nota: En las autorizaciones de los empleados, también puede especificar el número de días consecutivos de ausencia tras los cuales desea indicar claramente que el empleado debe seleccionar un sustituto.
¿Dónde se muestra en clockin quién sustituye al empleado ausente?
En el panel de control
En el cuadro de mandos, donde se muestra la ausencia de un empleado, aparecerá la siguiente nota si el empleado está representado: «Representado por el empleado XY».
Mis ausencias
La información también se muestra en cualquier lugar donde se pueda llamar la solicitud de ausencia. Por ejemplo, la información aparece en «Mis ausencias».
Notificación por correo electrónico
Tanto el sustituto seleccionado como el superior jerárquico del empleado ausente reciben una notificación automática por correo electrónico informándoles de la sustitución.
Nota: Debe guardarse una dirección de correo electrónico para que el superior jerárquico reciba una notificación por correo electrónico.