Wie kann ich eine Vertretung in clockin festlegen, wenn ich eine Abwesenheit einstelle?

In clockin hast du die Möglichkeit deine Vertretung einzutragen, wenn du eine Abwesenheit beantragst. In diesem Artikel erklären wir dir, wie das geht.

Was versteht man unter der Abwesenheitsvertretung?

Wie aktiviere ich die Abwesenheitsvertretung?

Wer kann als Vertretung zugewiesen werden?

Wie lege ich eine Abwesenheit mit festgelegter Vertretung an?

Wo wird in clockin angezeigt, wer den abwesenden Mitarbeiter vertritt?

Was versteht man unter der Abwesenheitsvertretung?

Mit der Abwesenheitsvertretung kannst du einen Kollegen bestimmen, der deine Aufgaben übernimmt, wenn du abwesend bist (z.B. bei Urlaub oder Krankheit). Diese Funktion sorgt dafür, dass Arbeitsabläufe auch während der Abwesenheit reibungslos weiterlaufen.

Wie aktiviere ich die Abwesenheitsvertretung?

Bevor du und deine Mitarbeiter die Funktion nutzen können, muss sie einmalig aktiviert werden.

Schritt 1: Gehe zu den Einstellungen

Melde dich zunächst in deinem clockin-Konto an und öffne das Bürocenter. Über das Einstellungsrädchen> gelangst du über den Reiter Funktionsverwaltung> zu den verschiedenen Funktionen, die du in clockin aktivieren kannst.

Schritt 2: Aktiviere die Funktion

Scrolle nach unten bis zum Menüpunkt "Abwesenheitsvertretung". Aktiviere die Funktion, indem zu links neben dem Schriftzug auf die Checkbox klickst (diese wird blau mit einem weißen Haken). Vergiss nicht auf "Speichern" zu klicken!

Wer kann als Vertretung zugewiesen werden?

Standardmäßig sind alle Mitarbeiter der eigenen Abteilung als Vertreter hinterlegt. Du kannst auch andere Abteilungen und Mitarbeiter als mögliche Vertreter freigeben.

Dazu wähle über den Menüpunkt Mitarbeiter> einen Mitarbeiter aus. Unter dem Reiter Mitarbeiterdaten findest du die Option "Vertreter". Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem du Abteilungen oder spezifische Kollegen auswählen kannst, die diesen Mitarbeiter vertreten dürfen.

Vertretung

Tipp: Mit einem Klick auf Tabelle anzeigen, erhältst du eine detailliertere Übersicht.

Vertretung2

Wie lege ich eine Abwesenheit mit festgelegter Vertretung an?

Nachdem die Funktion aktiviert ist, kannst du im gleichen Schritt, in dem du deine Abwesenheit erstellst, auch direkt eine Vertretung festlegen.

Hinweis: Wenn du lernen möchtest, wie du eine Abwesenheit anlegst, schaue gerne in diesem Artikel nach. Dort erklären wir dir alles Wichtige.

Legst du nun eine neue Abwesenheit an, erscheint jetzt das zusätzliche Feld "Vertreten durch". Mit einem Klick auf "Vertreter auswählen", erscheinen alle möglichen Vertreter, die du auswählen kannst.

Hinweis: Zusätzlich kann in den Mitarbeiterberechtigungen festgelegt werden, ab wie vielen Tagen am Stück einer Abwesenheit deutlich darauf hingewiesen werden soll, dass der Mitarbeiter eine Vertretung auswählen sollte.

Wo wird in clockin angezeigt, wer den abwesenden Mitarbeiter vertritt?

Im Dashboard

An der Stelle, an der im Dashboard die Abwesenheit eines Mitarbeiters angezeigt wird, wenn dieser vertreten ist, wird folgender Hinweis stehen: “Vertreten durch Mitarbeiter XY“.

Meine Abwesenheiten

Darüber hinaus wird die Information überall dort angezeigt, wo der Abwesenheitsantrag aufgerufen werden kann. Zum Beispiel erscheint die Information unter "Meine Abwesenheiten".

E-Mail Benachrichtigung

Sowohl der ausgewählte Vertreter als auch der Vorgesetzte des abwesenden Mitarbeiters erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, in der über die Vertretung informiert wird.

Hinweis: Damit der Vorgesetzte per E-Mail benachrichtigt werden kann, muss bei ihm eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Dir hat in diesem Artikel etwas gefehlt? Klicke gerne hier und teile uns dein Anliegen mit. Wir möchten uns kontinuierlich für euch verbessern!

Ansonsten hoffen wir, dass dir dieser Artikel gefallen hat und wir deine Fragen beantworten konnten. Wir wünschen dir weiterhin viel Spaß mit clockin! 😊