Wie funktioniert die digitale Projektakte und wie hilft sie mir, effizienter zu arbeiten?

Mit der digitalen Projektakte von clockin kannst du all deine Informationen eines Projektes automatisch festhalten. Wie du mit der Projektakte in clockin arbeitest, erklären wir dir in diesem Artikel.

Mit clockin wird für jedes Projekt automatisch eine digitale Projektakte erstellt. Hier können alle Unterlagen abgelegt werden. Über den Projektchat könnt ihr als Team untereinander kommunizieren. Auch die getätigten Dokumentationen und Dateien ordnet clockin automatisch und chronologisch der jeweiligen digitalen Projektakte zu. Die Akte lässt sich jederzeit abrufen. Insgesamt könnt ihr eure Aufträge effizienter denn je bearbeiten und eure Zusammenarbeit wird auf ein neues Level gebracht. 

Die Vorteile der digitalen Projektakte im Überblick

• Projektstatus vom Schreibtisch live verfolgen

• Relevante Dokumente und Informationen speichern und verwalten
• Zusammenarbeit effizienter gestalten und den Arbeitsalltag strukturieren

Erfahre noch mehr zu den Vorteilen der digitalen Projekte in deiner clockin App in diesem Video.

Die Projektakte auf einem Blick

Öffnest du die digitale Projektakte, siehst du schon auf dem ersten Blick, wann und wie lange deine Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt gearbeitet haben.

Klickst du jetzt auf das Plus unten rechts in der Ecke, kannst du bei der digitalen Projektakte einen Anhang anfügen, eine Dokumentation ergänzen oder im Projektchat kommunizieren.

Anhänge hinzufügen

Als Anhang lassen sich sämtliche Dateien der digitalen Projektakte anfügen. Wähle diese ganz einfach aus und speichere die Änderung anschließend.

Kommunikation mit Projektchat verbessern

Mit dem Feature "Kommunikation" kannst du den Projektchat nutzen. Es kann also festgehalten werden, wer, mit wem, was und wie abgesprochen wurde. Alle Mitarbeiter werden stets auf dem Laufenden gehalten.

Step by step dokumentieren

Dank clockin hast du die Möglichkeit, sämtliche Schritte zu dokumentieren. Dabei kannst du nicht nur Texte hinterlegen, sondern auch Anhänge einfügen.

Mit einem Lese-Link kannst du deinem Kunden transparent und in Echtzeit eine Übersicht über den Verlauf des Auftrages zur Verfügung stellen. Mit diesem Link für eine individuelle Projektakte kannst du deinem Kunden eine Übersicht über sein Projekt ermöglichen. So kann der Kunde beispielsweise einsehen, wann und wie viele Stunden für das Projekt gearbeitet wurden und Fortschritte einsehen. Weitere Vorteile des Lese-Links und wie du diesen generierst, kann du in diesem Artikel nachlesen.

Die Projektakte in der App

In der App kannst du ebenfalls etwas dokumentieren und auf die Projektakte zugreifen. Tippe dafür ganz einfach entweder auf "Dokumentieren" oder "Projektakte" - je nachdem, welche Aktion du durchführen möchtest.

Vertiefe dein Wissen visuell

Zu der digitalen Projektakte haben wir außerdem ein Video für dich erstellt. Schaue dir dieses gerne nochmal an, um dein Wissen zu vertiefen. Hier erfährst du zudem, wo und wie du die angelegte Projektakte exportieren kannst.

Du kannst also sehen, dass dir und deinem Team die digitale Projektakte viele Vorteile bietet. Euer Arbeitsalltag wird effizienter und smarter gestaltet - mit nur ein ganz paar Klicks.

Wir hoffen, dass dir dieser Artikel gefallen hat und wir deine Fragen beantworten konnten. Wir wünschen dir weiterhin viel Spaß mit clockin! 😊